Sono entrate in vigore nuove disposizioni riguardanti la deducibilità fiscale delle spese di trasferta dei dipendenti, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) e dal Decreto Legislativo n. 192/2024 di riforma IRPEF-IRES. Queste normative mirano a garantire una maggiore trasparenza nelle transazioni finanziarie e a contrastare l'evasione fiscale.
A partire dal 1° gennaio 2025, per garantire la deducibilità fiscale, le spese di trasferta devono essere effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili quali:
- Carte di credito o debito;
- Bonifici bancari o postali;
- Assegni bancari o circolari;
- Applicazioni di pagamento elettronico.
L'utilizzo di contanti per queste spese comporta la non deducibilità delle stesse ai fini fiscali.
Non solo. Per i dipendenti, le spese di trasferta rimborsate dal datore di lavoro non concorreranno a formare il reddito imponibile, a condizione che siano rispettati i requisiti di tracciabilità.
Dunque, pagate in contanti, le spese di trasferta saranno tassate in capo al dipendente e al tempo stesso indeducibili per l’azienda.
Fanno eccezione solo le spese relative ai trasporti effettuate mediante autoservizi pubblici di linea che possono ancora essere pagate per contanti.
In assenza di chiarimenti ufficiali le «altre spese», quali le spese di lavanderia, parcheggio, eccetera, anche non documentabili, sostenute dal dipendente in occasione delle trasferte e rimborsabili fino all’importo massimo giornaliero di 15,49 euro, elevate a 25,82 euro per le trasferte all’estero, sembrerebbero fuori dal campo di applicazione della nuova normativa.
Le aziende devono adeguare le proprie procedure interne per garantire la conformità alle nuove normative, aggiornando le policy aziendali sulle trasferte, informando il personale sull'utilizzo degli strumenti di pagamento tracciabili e implementando sistemi di controllo per monitorare le spese e i relativi metodi di pagamento.
Non basterà più compilare semplici moduli forniti dall’azienda per giustificare le spese, ma sarà indispensabile dimostrare la tracciabilità di ogni pagamento effettuato, per cui anzitutto il dipendente in trasferta dovrà essere in possesso di una carta di credito, aziendale o personale.
Queste le principali possibilità prospettabili :
- Il dipendente in trasferta fuori comune riceve l’indennità forfettaria esente di euro 46,48 al giorno nel caso di trasferta Italia o di euro 77,47 in caso di trasferta all’estero (sistema forfetario).
- Il dipendente in trasferta fuori comune riceve il rimborso delle spese di vitto e alloggio, documentate e pagate con propria carta (o altri strumenti di pagamento tracciabili) più eventualmente l’indennità forfettaria esente di euro 15,49 per le “altre spese” ancorché non documentate (sistema misto).
- Il dipendente in trasferta fuori comune riceve il rimborso delle spese o di vitto o di alloggio, documentate e pagate con propria carta (o altri strumenti di pagamento tracciabili) più eventualmente l’indennità forfettaria esente di euro 30,99 per le “altre spese” ancorché non documentate (sistema misto).
- Il dipendente in trasferta nel comune riceve esclusivamente il rimborso (esente) analitico delle spese di trasporto documentate, quali biglietti dell’autobus, ricevute del taxi, ecc, anche non nominativi.
Le spese di viaggio e di trasporto nelle trasferte fuori comune saranno rimborsate integralmente in base ai giustificativi di spesa emessi dal vettore, ovvero all’indennità chilometrica previamente autorizzata.
Se il dipendente paga con carta aziendale le spese documentate con fattura intestata all’azienda, riportante i dati del dipendente stesso, l’azienda potrà dedurre i relativi costi direttamente tramite la registrazione della fattura di acquisto, annotandoli sempre come costi di trasferta.
Se le spese di vitto e alloggio sono sostenute dall’azienda al di fuori dei casi su esposti esse, secondo la regola generale, sono deducibili al 75%, salvo che non rientrino nelle spese di rappresentanza con relative ulteriori limitazioni in proporzione al fatturato. In quest’ultimo caso, come tutte le spese di rappresentanza, dal 2025 è obbligatorio il pagamento con strumenti tracciabili.
Lo Studio è a disposizione per tutti i chiarimenti necessari.
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